Чем инвойс отличается от проформы

Корректное оформление сопроводительной документации грузов при внешнеторговой деятельности во многом определяет безопасность и оперативность их перемещения. Одним из ключевых документов для международных операций является инвойс. Правильность его заполнения гарантирует оперативное прохождение таможенного контроля. Также в документообороте присутствует проформа-инвойс. Чем эти бумаги отличаются между собой и в каких случаях оформляется каждый из них, расскажут специалисты компании «Калипсо».

Почему эти понятия путают и почему важно разобраться

Отличия проформы-инвойса и инвойса на первый взгляд незначительны. Именно поэтому эти два документа часто путают. Они похожи по содержанию, однако имеют разный юридический вес. Проформа представляет собой предварительный расчет, который согласовывают между собой контрагенты. После обобщения всех нюансов на основе этого документа создается коммерческий инвойс. Он представляет собой платежный счет, который выписывает экспортер импортеру.

Инвойс: задачи, особенности, содержание

Инвойс – обязательная составляющая ВЭД. Его оформлением занимается продавец с последующей передачей покупателю. При отсутствии этой бумаги транспортная компания может отказать в перевозке.

Строгого регламента оформления документа не существует, однако присутствует договоренность участников ВЭД в использовании формуляра-образца в рамках международной торговли. Такой документ разработан и рекомендован Европейской экономической комиссией ООН.

В него вносят следующие сведения:

• данные о продавце и реквизиты компании;
• сведения о грузополучателе;
• информация о посреднике (если таковой имеется);
• страна происхождения и куда отправляется товар;
• наименование и описание груза;
• тип упаковки;
• количественные характеристики товара;
• стоимость за единицу груза, а также общая сумма.

Дополнительно указывают условия поставки согласно Инкотермс 2010. Каждый документ получает индивидуальный номер с датой и временем его оформления. Грузоотправитель делает пометку, которая подтверждает достоверность предоставленной информации. Документ заверяется печатью организации и подписью ответственного лица.

Проформа: цели, особенности, содержание

Проформа является как бы репетицией коммерческого инвойса: она содержит предварительные сведения о товаре. Документ может составляться на груз, который оплачен частично или предусматривает безвозмездную пересылку.

Проформа актуальна для любого вида транспорта и может предоставляться таможенным органам в качестве подтверждения заявленной стоимости товара. Согласно действующим нормам, проформа-инвойс заполняется на 2 языках: английском и русском.

Документ содержит следующие сведения:

• данные о продавце и покупателе;
• описание товара;
• цены на единицу и общую сумму (калькуляция выполняется в долларах США);
• условия поставки согласно Инкотермс 2010.

По опыту специалистов, чем полнее информация о товаре, его характеристиках и стоимости, тем выше вероятность беспроблемного таможенного оформления.

Оформление проформы актуально в следующих случаях:

• пересылка сырья для дальнейшей переработки;
• транспортировка груза в складское помещение для комиссионной продажи;
• пересылка товара на аукцион;
• отправление выставочных образцов или реквизита.

Ротация документа выполняется при таможенной очистке: один экземпляр поступает сотруднику СВХ, второй остается у таможенного представителя.

Отличия документов: что важно знать

Что такое проформа инвойс, мы рассмотрели раньше. Ниже представлен список ключевых отличий документа от коммерческого инвойса.

• Информация в проформе носит ознакомительный характер и может дополнительно уточняться.
• Цена и стоимость груза, указанные в проформе, не являются основанием для финансового расчета.
• В проформе допускается исправление ошибок по взаимному согласованию сторон. Корректировки должны быть подтверждены их подписями и датой.
• Инвойс – обязательный коммерческий документ, проформа может быть использована как вариант согласования на предварительном этапе оформления.

Читайте также: Что такое сюрвей и кто такой сюрвейер?

Образцы заполнения документов на русском и на английском

В описании товаров следует придерживаться максимальной подробности. Поскольку Женевские рекомендации не имеют точных инструкций, участники ВЭД придерживаются следующих пунктов:

• наименование груза;
• сфера применения;
• материал, из которого он изготовлен;
• технические параметры;
• код или серийный номер, если таковой присутствует;
• количество;
• способ упаковки;
• объем и вес продукции;
• маркировка.

Правила описания товаров

При заполнении инвойса необходимо выполнять детальное описание товара. Нельзя написать просто: женские футболки. Необходимо уточнить: состав материала, размер, цвет, торговую марку. Если у вас есть вопросы по заполнению инвойса, их можно задать юристам компании «Калипсо». Мы готовы помочь в правильном оформлении документации.

Также существуют товары с особыми требованиями, где необходимо дополнительно расписать характеристики.

• Биологические образцы. Указываются их происхождение, цель перевозки, время и условия хранения.
• Химические вещества: научное название, формула, концентрация, физическое состояние, цели перевозки и нормы хранения.
• Технически сложная продукция требует детализации составных частей с указанием их характеристик.
• Для текстильных изделий указывают состав полотна, процентное соотношение волокон, тип переплетения.
• Продукция, предназначенная для дарения, требует указания ее стоимости.

Выводы

Проформа-инвойс и инвойс – документы, которые используют для эффективного ведения ВЭД. Комплексную помощь в их оформлении окажут юристы компании «Калипсо».